Vous souhaitez organiser un séminaire incentive et vous ne savez pas comment vous y prendre ? Ce blog a été spécialement conçu pour faciliter vos démarches et vous permettre la réussite de vos séminaires professionnels !

En suivant nos conseils organisés sous forme de fiche pratique, vous pourrez enfin réaliser un séminaire d’entreprise adapté à vos attentes. Voici quelles sont les étapes à suivre. Pour information, l’ensemble de nos astuces ont été approuvées par Sporting Works, le spécialiste en organisation de séminaire et en location de salles de coworking.

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Fixer les objectifs de votre séminaire

Une des étapes les plus importantes avant d’organiser votre séminaire d’entreprise est de définir les objectifs de celui-ci. Les questions que vous pouvez vous poser sont les suivantes :

Votre séminaire s’adresse-t-il à vos employés, à des partenaires ou des clients ? Quelle est la visée de votre séminaire ? Renforcer la cohésion et la motivation de vos salariés ? Améliorer l’organisation au sein de votre entreprise et former les équipes ? Communiquer sur les résultats et chiffres de l’entreprise ? Réfléchir à des axes d’amélioration ?

Tous ces éléments doivent être pris en compte pour un séminaire réussi. En définissant un objectif précis, vous pourrez mieux optimiser votre temps et votre budget.

• En savoir plus sur l’importance d’organiser un séminaire pour booster la croissance de votre start-up.

Trouver le bon lieu

Le choix du lieu pour accueillir votre séminaire incentive d’entreprise est essentiel puisqu’il s’appuie sur différents critères propres à son organisation.

Les éléments à prendre en compte sont :

• La capacité d’accueil. Le lieu est-il suffisamment grand pour accueillir tous vos collaborateurs ?
• La facilité d’accès. Le lieu est-il bien desservi par les axes routiers si vous venez en voiture ? Est-il à proximité d’une gare ou d’un aéroport ? Dispose-t-il d’un parking ?
• Le cadre. Y’a t-il des espaces extérieurs ? Quels sont les services proposés ?
• La restauration. Y’a-t-il un restaurant sur place ? Quelles sont les formules repas proposés ?
• L’hébergement. Y’a t-il un hôtel sur place qui puisse héberger vos collaborateurs en cas de séminaire sur plusieurs jours ?
• Les activités proposées. L’établissement propose-t-il des team buildings ? Y’a t-il la possibilité d’organiser un évènement professionnel le soir ?

Une fois que vous avez sélectionné le lieu, n’hésitez pas à vous rendre directement sur place si vous en avez la possibilité. Vous pourrez ainsi vous rendre compte plus facilement si les prestations proposées sont conformes à vos attentes.

Se renseigner sur les salles de séminaire

Choisir une salle adaptée est primordiale dans la réussite d’un séminaire. Ainsi, il convient de prendre en compte :

• La location. La salle est-elle privatisable ? Peut-être elle modulable ? Peut-elle être louée seulement quelques heures ? Ou uniquement la journée ?
• La configuration. De quel type de salle s’agit-il ? En U, en théâtre, en classe ?
• La superficie. Combien de mètres carrés fait-elle ? Combien de personnes peut-elle accueillir ?
• Les services. La salle est-elle climatisée ? Connectée au Wifi ? Dispose-t-elle d’une bonne luminosité naturelle ? Quels sont les équipements ? Matériel audio et vidéo, paperboard, bloc-notes, crayons, écran tactile…

Choisir une date

Avant d’organiser un séminaire incentive d’entreprise, il faut vous assurer que tous les participants seront disponibles. C’est l’une des raisons pour lesquelles le choix de la date a toute son importance.

Mieux vaut donc éviter les périodes de vacances scolaires, les ponts ou semaines comportant un jour férié. Si vous hésitez entre plusieurs dates, le mieux est d’organiser un sondage auprès de vos collaborateurs pour trancher. Vous pouvez pour cela faire appel à des outils spécifiques tels que Doodle. Selon une récente interview accordée au gérant de la plateforme, il y aurait « 22 millions d’usagers par mois ».

Définir un rétroplanning

La mise en place d’un rétroplanning est utile lorsque vous organisez un séminaire d’entreprise. Il vous permet notamment de :

• Prévoir les ajustements restants à effectuer : acompte à verser, collaborateurs à prévenir, questions logistiques liées aux transports et à l’hébergement…
• D’établir une marge de manoeuvre en cas d’imprévus.

Établir un budget prévisionnel 

Définir une enveloppe budgétaire pour l’organisation de votre séminaire incentive est essentiel afin de vous éviter toutes mauvaises surprises. Il faudra donc veiller à ce que le budget que vous avez prévu corresponde au devis émis par l’établissement accueillant votre séminaire.

D’où l’importance de choisir un lieu vous proposant un devis sur-mesure, conforme à votre demande et à vos attentes. De plus en plus d’établissements spécialisés dans les séminaires d’entreprise proposent désormais des devis personnalisés.

Prévoir des activités

Le séminaire incentive est avant tout un séminaire basé sur la cohésion de groupe, visant à motiver les équipes et favoriser les échanges !

Une formule idéale pour un séminaire de ce type est de placer une demi-journée consacrée aux réunions et l’autre à des activités plus ludiques, sous forme de team buildings :

• Sportives : tournois sportifs, olympiades, bootcamps, cours collectifs…
• Créatives : murder party, quiz, escape game…
• De détente : spa, massage, yoga…

N’hésitez pas à vous renseigner auprès des établissements qui proposent ce type de prestations et à choisir les activités team-building les plus adaptés à ce que vous souhaitez pour vos collaborateurs. D’après un article paru dans Le Parisien, une journée de séminaire comprenant un atelier de team building, pour 50 participants, coûterait autour de 6 000 €, repas inclus.

Opter pour une formule adaptée à votre séminaire

Selon votre budget, il existe différentes formules proposées par les établissements proposant des séminaires. Parmi les plus courantes, on peut citer :

• La demi-journée ou journée d’étude comprenant l’accueil complet ou l’accueil café, une pause complète ou pause café , et une formule du midi.
• Le séminaire résidentiel qui comprend en plus de la demi-journée ou de la journée l’hébergement dans un hôtel situé généralement sur place.
• Les formules événementielles. Dans le cadre de séminaires, certains établissements proposent d’organiser des évènements professionnels : afterworks, cocktails, soirées et anniversaires d’entreprise.
• Les formules « tout en en un » : certains établissements spécialisés dans les séminaires, la restauration et l’hôtellerie peuvent répondre à l’ensemble des demandes en matière d’événements d’entreprise. Bien que difficile à trouver, ces lieux vous permettent de réaliser l’ensemble de votre colloque au sein du même espace ! Vous pouvez voir un exemple ici.

Communiquer après votre séminaire

Une fois le séminaire terminé, il est recommandé de mettre en place un formulaire de satisfaction afin de recueillir les retours de vos collaborateurs concernant l’organisation de votre événement professionnel. De cette façon, vous pourrez avoir une meilleure visibilité sur les axes à améliorer pour vos prochains séminaires.

Quelques jours suivant l’évènement, vous pouvez également envoyer aux participants un compte rendu du déroulé de la manifestation avec un mot de remerciement ou encore des photos en guise de souvenir.