Le blog qui vous aide à organiser et réussir votre séminaire !

Vous souhaitez organiser un séminaire incentive et vous ne savez pas comment vous y prendre ? Ce blog a été spécialement conçu pour faciliter vos démarches et vous permettre la réussite de vos séminaires professionnels !

En suivant nos conseils organisés sous forme de fiche pratique, vous pourrez enfin réaliser un séminaire d’entreprise adapté à vos attentes. Voici quelles sont les étapes à suivre. Pour information, l’ensemble de nos astuces ont été approuvées par Sporting Works, le spécialiste en organisation de séminaire et en location de salles de coworking.

Qu’est-ce qu’un séminaire incentive ?

Le séminaire incentive (qui vient de l’anglais et qui signifie « motivation ») est un événement d’entreprise conçu pour motiver et récompenser les employés. Il s’agit d’une forme de séminaire qui va au-delà des réunions de travail classiques en intégrant des activités de team building et des expériences ludiques pour renforcer la cohésion d’équipe, stimuler la motivation et créer un sentiment d’appartenance à l’entreprise.

Ces séminaires sont souvent organisés dans des lieux uniques ou exotiques et peuvent inclure des défis, des jeux collectifs, des activités sportives ou culturelles, favorisant ainsi l’esprit d’équipe et la solidarité. L’objectif du séminaire incentive étant de sortir du cadre formel pour insuffler un nouvel élan et encourager les participants à se surpasser dans leurs performances professionnelles.

Quelle est la différence entre un séminaire, un team building et un séminaire incentive ?

La différence entre un séminaire, un team building et un incentive réside dans leurs objectifs et leurs formats :

Le séminaire est un événement professionnel qui combine des sessions de travail et des moments de convivialité. Un séminaire peut inclure des présentations de projets, des discussions sur la stratégie de l’entreprise, et des activités ludiques ou sportives pour favoriser le partage et la réflexion collective.
Le team building est centré sur la cohésion d’équipe. Il comprend des activités et des défis conçus pour renforcer les liens entre les membres d’une équipe, développer l’intelligence collective et améliorer la performance en groupe. L’accent est mis sur le plaisir et la création de liens au sein de l’équipe.
Le séminaire incentive est un événement destiné à motiver et récompenser les employés. Il est souvent utilisé comme une récompense pour l’atteinte d’objectifs et peut prendre la forme de voyages, d’activités exclusives ou d’autres expériences mémorables visant à stimuler la motivation et à reconnaître les efforts des collaborateurs.

Quelles sont les étapes pour organiser un séminaire incentive réussi ?

1. Fixer les objectifs de votre séminaire

Une des étapes les plus importantes avant d’organiser votre séminaire d’entreprise est de définir les objectifs de celui-ci. Les questions que vous pouvez vous poser sont les suivantes :

Votre séminaire s’adresse-t-il à vos employés, à des partenaires ou des clients ? Quelle est la visée de votre séminaire ? Renforcer la cohésion et la motivation de vos salariés ? Améliorer l’organisation au sein de votre entreprise et former les équipes ? Communiquer sur les résultats et chiffres de l’entreprise ? Réfléchir à des axes d’amélioration ?

Tous ces éléments doivent être pris en compte pour un séminaire réussi. En définissant un objectif précis, vous pourrez mieux optimiser votre temps et votre budget.

En savoir plus sur l’importance d’organiser un séminaire pour booster la croissance de votre start-up.

2. Trouver le bon lieu

Le choix du lieu pour accueillir votre séminaire incentive d’entreprise est essentiel puisqu’il s’appuie sur différents critères propres à son organisation.

Les éléments à prendre en compte sont :

La capacité d’accueil. Le lieu est-il suffisamment grand pour accueillir tous vos collaborateurs ?
La facilité d’accès. Le lieu est-il bien desservi par les axes routiers si vous venez en voiture ? Est-il à proximité d’une gare ou d’un aéroport ? Dispose-t-il d’un parking ?
Le cadre. Y’a t-il des espaces extérieurs ? Quels sont les services proposés ?
La restauration. Y’a-t-il un restaurant sur place ? Quelles sont les formules repas proposés ?
L’hébergement. Y’a t-il un hôtel sur place qui puisse héberger vos collaborateurs en cas de séminaire sur plusieurs jours ?
Les activités proposées. L’établissement propose-t-il des team buildings ? Y’a t-il la possibilité d’organiser un évènement professionnel le soir ?

Une fois que vous avez sélectionné le lieu, n’hésitez pas à vous rendre directement sur place si vous en avez la possibilité. Vous pourrez ainsi vous rendre compte plus facilement si les prestations proposées sont conformes à vos attentes.

3. Se renseigner sur les salles de séminaire

Choisir une salle adaptée est primordiale dans la réussite d’un séminaire. Ainsi, il convient de prendre en compte :

La location. La salle est-elle privatisable ? Peut-être elle modulable ? Peut-elle être louée seulement quelques heures ? Ou uniquement la journée ?
La configuration. De quel type de salle s’agit-il ? En U, en théâtre, en classe ?
La superficie. Combien de mètres carrés fait-elle ? Combien de personnes peut-elle accueillir ?
Les services. La salle est-elle climatisée ? Connectée au Wifi ? Dispose-t-elle d’une bonne luminosité naturelle ? Quels sont les équipements ? Matériel audio et vidéo, paperboard, bloc-notes, crayons, écran tactile…

4. Choisir une date

Avant d’organiser un séminaire incentive d’entreprise, il faut vous assurer que tous les participants seront disponibles. C’est l’une des raisons pour lesquelles le choix de la date a toute son importance.

Mieux vaut donc éviter les périodes de vacances scolaires, les ponts ou semaines comportant un jour férié. Si vous hésitez entre plusieurs dates, le mieux est d’organiser un sondage auprès de vos collaborateurs pour trancher. Vous pouvez pour cela faire appel à des outils spécifiques tels que Doodle. Selon une récente interview accordée au gérant de la plateforme, il y aurait « 22 millions d’usagers par mois ».

5. Définir un rétroplanning

La mise en place d’un rétroplanning est utile lorsque vous organisez un séminaire d’entreprise. Il vous permet notamment de :

Prévoir les ajustements restants à effectuer : acompte à verser, collaborateurs à prévenir, questions logistiques liées aux transports et à l’hébergement…
D’établir une marge de manoeuvre en cas d’imprévus.

6. Établir un budget prévisionnel

Définir une enveloppe budgétaire pour l’organisation de votre séminaire incentive est essentiel afin de vous éviter toutes mauvaises surprises. Il faudra donc veiller à ce que le budget que vous avez prévu corresponde au devis émis par l’établissement accueillant votre séminaire.

D’où l’importance de choisir un lieu vous proposant un devis sur-mesure, conforme à votre demande et à vos attentes. De plus en plus d’établissements spécialisés dans les séminaires d’entreprise proposent désormais des devis personnalisés.

7. Prévoir des activités

Le séminaire incentive est avant tout un séminaire basé sur la cohésion de groupe, visant à motiver les équipes et favoriser les échanges !

Une formule idéale pour un séminaire de ce type est de placer une demi-journée consacrée aux réunions et l’autre à des activités plus ludiques, sous forme de team buildings :

Sportives : tournois sportifs, olympiades, bootcamps, cours collectifs…
Créatives : murder party, quiz, escape game…
De détente : spa, massage, yoga…

N’hésitez pas à vous renseigner auprès des établissements qui proposent ce type de prestations et à choisir les activités team-building les plus adaptés à ce que vous souhaitez pour vos collaborateurs. Selon le site Tripla, une journée de séminaire incluant un atelier de team building coûte en moyenne entre 100 € et 250 € par personne, hors hébergement.

8. Opter pour une formule adaptée à votre séminaire

Selon votre budget, il existe différentes formules proposées par les établissements proposant des séminaires. Parmi les plus courantes, on peut citer :

La demi-journée ou journée d’étude comprenant l’accueil complet ou l’accueil café, une pause complète ou pause café , et une formule du midi.
Le séminaire résidentiel qui comprend en plus de la demi-journée ou de la journée l’hébergement dans un hôtel situé généralement sur place.
Les formules événementielles. Dans le cadre de séminaires, certains établissements proposent d’organiser des évènements professionnels : afterworks, cocktails, soirées et anniversaires d’entreprise.
Les formules « tout en en un » : certains établissements spécialisés dans les séminaires, la restauration et l’hôtellerie peuvent répondre à l’ensemble des demandes en matière d’événements d’entreprise. Bien que difficile à trouver, ces lieux vous permettent de réaliser l’ensemble de votre colloque au sein du même espace ! Vous pouvez voir un exemple ici.

9. Communiquer après votre séminaire

Une fois le séminaire terminé, il est recommandé de mettre en place un formulaire de satisfaction afin de recueillir les retours de vos collaborateurs concernant l’organisation de votre événement professionnel. De cette façon, vous pourrez avoir une meilleure visibilité sur les axes à améliorer pour vos prochains séminaires.

Quelques jours suivant l’évènement, vous pouvez également envoyer aux participants un compte rendu du déroulé de la manifestation avec un mot de remerciement ou encore des photos en guise de souvenir.

Les tendances 2025 pour les séminaires incentive

Le monde des séminaires d’entreprise est en constante mutation. En 2025, les formats traditionnels laissent place à des expériences plus immersives et personnalisées. Pour captiver l’attention des participants et stimuler leur engagement, les entreprises innovent en proposant des activités ludiques et collaboratives. Les séminaires incentive se raccourcissent, mais gagnent en intensité, offrant ainsi un meilleur retour sur investissement.

L’immersion au coeur de l’expérience

Dans un monde de plus en plus digitalisé, les séminaires incentive répondent à un besoin fondamental : celui de se reconnecter avec soi-même et avec les autres. En 2025, ces événements privilégient les expériences immersives et collaboratives, permettant aux participants de se déconnecter de leur quotidien et de créer des liens durables. Les activités proposées sont variées et adaptées à tous les profils, allant des challenges sportifs aux ateliers créatifs en passant par les expériences en réalité virtuelle. Cette approche, qui privilégie l’intensité sur la durée, permet de maximiser l’impact de ces événements et de favoriser l’engagement des participants.

Le développement durable, une priorité

La prise de conscience environnementale et sociale étant au cœur des préoccupations des entreprises et des collaborateurs, les événements professionnels se doivent d’être en accord avec ces valeurs. En choisissant des destinations respectueuses de l’environnement, en favorisant les circuits courts et en soutenant des projets locaux, les entreprises incarnent leurs valeurs et inspirent leurs collaborateurs.

De nombreux séminaires incentive sont de plus en plus souvent organisés autour de causes sociales et caritatives, permettant ainsi aux collaborateurs de s’engager pour une cause commune et de renforcer leur sentiment d’appartenance à l’entreprise. Cette démarche, en plus de contribuer à un monde plus durable, améliore l’image de marque de l’entreprise et renforce son attractivité sur le marché du travail. Les séminaires incentive deviennent ainsi de véritables leviers pour promouvoir le développement durable et renforcer la cohésion d’équipe.

Le bien-être au centre des préoccupations

Les séminaires incentive évoluent en profondeur, plaçant le bien-être physique et mental au cœur de leurs préoccupations. Selon une étude de l’Observatoire de la responsabilité sociétale des entreprises (ORSE), 34% des salariés français seraient en burn-out. Face à ces problématiques liées à l’épuisement professionnel et à une quête accrue de sens au travail, les entreprises ont compris l’importance d’investir dans le bien-être de leurs collaborateurs.

Les séminaires incentive intègrent de plus en plus des activités axées sur le bien-être physique et mental comme des ateliers de yoga, de méditation ou de relaxation, permettant de favoriser la détente et la récupération.

Et pour 2026 ?

Pour 2026, les tendances s’orientent vers des expériences encore plus personnalisées, avec l’intégration de l’IA événementielle (suivi de la satisfaction en temps réel, adaptation des programmes aux profils des participants) et des séminaires éco-certifiés valorisant les engagements RSE. L’humain, le bien-être et la performance collective resteront au cœur de ces nouvelles approches.

Découvrez nos services

Nos experts en organisation d’événements professionnels vous proposent un panel de services sur-mesure pour répondre à tous vos besoins en matière de séminaires et d’événements professionnels. Notre expertise s’étend à tous les aspects de l’organisation de votre séminaire incentive, de la définition de vos objectifs à la mise en œuvre sur le terrain :

Définition des objectifs et du programme : Nous travaillons en étroite collaboration avec vous pour cerner vos besoins spécifiques et définir les objectifs SMART de votre séminaire. Nous vous aidons ensuite à élaborer un programme sur-mesure qui répondra à ces objectifs et à l’attente de vos participants.
Recherche et sélection du lieu : Grâce à notre connaissance approfondie du marché, nous vous proposons une sélection de lieux adaptés à vos besoins en termes de capacité, d’environnement et de budget. Nous prenons également en compte les contraintes logistiques et les spécificités de votre événement.
Logistique et coordination : Nous nous chargeons de la gestion de la logistique de votre séminaire, de la réservation des chambres à l’organisation des transferts. Nous assurons également la coordination entre les différents prestataires impliqués (traiteur, conférenciers, animateurs, etc.) pour garantir le bon déroulement de votre événement.
Suivi post-événement : Après le séminaire, nous restons à vos côtés pour mesurer l’impact de l’événement (enquête de satisfaction, mesure de l’engagement, suivi des objectifs…), et ajuster les stratégies futures.

Vous envisagez un séminaire incentive pour motiver vos équipes et renforcer la cohésion d’équipe ? Faites appel à un professionnel du séminaire incentive pour un accompagnement sur-mesure. Nous concevons des expériences uniques qui dépassent vos attentes, tout en alliant travail et plaisir. Grâce à notre expertise, vous bénéficierez d’un événement clé en main, optimisé pour maximiser l’engagement de vos collaborateurs et atteindre vos objectifs commerciaux. N’hésitez pas à nous contacter pour un séminaire réussi !